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WHISTLEBLOWING – SEGNALAZIONE DI ILLECITI AZIENDALI INFORMATIVA GENERALE

Premessa

La presente informativa è rivolta a tutti i soggetti che si rapportano con IMEVA Spa e sono legittimati alla segnalazione di eventuali illeciti aziendali in cui fossero direttamente coinvolti o di cui fossero venuti a conoscenza ed ha lo scopo di informare i potenziali soggetti segnalanti, in maniera chiara e sintetica, sul canale di segnalazione messo a disposizione per il c.d. Whistleblowing, sul suo meccanismo di funzionamento, sull’iter procedurale, sui termini di riscontro e sull’osservanza delle disposizioni di legge in materia da parte dell’Azienda.

L’informativa è messa a disposizione ed a conoscenza dei potenziali interessati attraverso:


Contesto normativo e regolatorio

Il Decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (di seguito anche "Normativa WB”), pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 15 marzo 2023, ha recepito nell'ordinamento italiano la direttiva UE 2019/1937 riguardante "la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione".

La normativa prevede un regime di protezione dei soggetti che segnalano condotte illecite poste in essere in violazione di disposizioni europee e nazionali, purché basate su fondati motivi e lesive dell'interesse pubblico o dell'integrità dell'ente (di seguito anche “whistleblowing” o “WB”).

Il quadro regolatorio è completato con le Linee Guida ANAC, adottate con delibera del 12 luglio 2023, recanti procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne, nonché indicazioni e principi di cui enti pubblici e privati possono tener conto per i canali interni.

L’Azienda ha adottato un’apposita Procedura Whistleblowing (di seguito anche solo: “Procedura WB”, disponibile al seguente link https://imeva.it/wp-content/uploads/Procedura-Whistleblowing-Imeva-Spa.pdf per definire le modalità di segnalazione di informazioni relative ad illeciti di diversa natura che possono contribuire a far emergere rischi e/o situazioni potenzialmente pregiudizievoli.


Soggetti legittimati

Sono legittimati all’invio di segnalazioni di illeciti aziendali, tutti i soggetti elencati nell’art. 3 del D.Lgs n. 24/2023.

I soggetti legittimati a presentare la segnalazione sono:

  • lavoratori dipendenti e autonomi;
  • liberi professionisti e consulenti;
  • lavoratori autonomi, collaboratori ed agenti;
  • volontari e tirocinanti;
  • azionisti e persone con funzione di direzione, amministrazione e controllo, vigilanza o rappresentanza.


Estensione della tutela dei segnalanti

Le segnalazioni possono anche riguardare un rapporto di lavoro poi terminato, se le informazioni sono state acquisite durante il suo svolgimento, nonché, qualora il rapporto non sia ancora iniziato e le informazioni sulle violazioni siano state acquisite, durante la selezione o in altre fasi precontrattuali o durante il periodo di prova.


Tipo di segnalazioni ammesse

Oggetto della segnalazione possono essere tutti i comportamenti o i fatti che, a parere del Segnalante, configurino o siano potenzialmente in grado di configurare illeciti di natura civile, penale, amministrativa e contabile e siano lesivi di un interesse pubblico o privato.

A titolo esemplificativo, i canali di segnalazione resi disponibili dall’Azienda possono essere utilizzati per segnalare fatti o situazioni in grado di arrecare un danno o un pregiudizio all’Azienda quali ad esempio:

  • comportamenti illeciti rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/01;
  • comportamenti perseguibili sotto il profilo legale (penalmente rilevanti o soggetti a sanzioni amministrative);
  • comportamenti in grado di arrecare danni o pregiudizi patrimoniali, d’immagine o alle altre risorse dell’Azienda;
  • comportamenti in grado di comportare danni per l’ambiente, la salute e la sicurezza delle risorse, dei clienti, dei fornitori o dei cittadini in genere, la protezione dei dati personali e la sicurezza delle reti e sistemi informativi.


Canali di segnalazione

La Normativa WB prevede tre tipologie di canali di segnalazione:

  1. la segnalazione attraverso un canale interno all’Azienda;
  2. la segnalazione attraverso un canale esterno all’Azienda istituito e gestito dall’ANAC;
  3. la divulgazione pubblica.

Resta ferma la possibilità di effettuare denunce all’autorità giudiziaria e contabile, ove competenti.

In via prioritaria, i Segnalanti sono incoraggiati ad utilizzare il canale interno e, solo al ricorrere di certe condizioni, possono effettuare una segnalazione esterna o una divulgazione pubblica.

Canale interno nell’ambito del contesto lavorativo

Al fine di favorire la ricezione di segnalazioni tramite il canale interno, l’Azienda mette a disposizione dei soggetti legittimati alla segnalazione canali di comunicazione fruibili tramite piattaforma informatica.

La Piattaforma informatica è accessibile mediante il seguente link https://imeva.valore24whistleblowing.com/#/; una volta effettuato l’accesso, sarà possibile inserire la propria segnalazione mediante semplice compilazione del form prestabilito.

La piattaforma informatica offre la massima protezione dell’identità del segnalante, applicando idonee misure di sicurezza.

Le segnalazioni effettuate tramite la piattaforma informatica saranno prese in carico dal solo Gestore designato dall’Azienda.

La tutela del Segnalante non può essere garantita ove sia accertata l’infondatezza ed il carattere diffamatorio della Segnalazione, configurando in tal modo un comportamento doloso del Segnalante.


Canale esterno ANAC

I segnalanti possono utilizzare il canale esterno ANAC quando:

- non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;

- il Segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;

- il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;

- il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le modalità di segnalazione sono puntualmente riportate nel sito ANAC, alla pagina https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

L’ANAC provvede, quindi, a:

  • dare avviso al Segnalante della ricezione della Segnalazione entro 7 giorni dalla data del suo ricevimento, salvo esplicita richiesta contraria del segnalante ovvero salvo il caso in cui ANAC ritenga che l’avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell’identità del seganalante;
  • mantenere le interlocuzioni con il segnalante e richiedere a quest’ultimo, se necessario, integrazioni;
  • dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
  • svolgere l’istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti;
  • dare riscontro al segnalante entro 3 mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, 6 mesi dalla data di avviso di ricezione della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei 7 giorni dalla ricezione;
  • comunicare al segnalante l’esito finale della segnalazione.


Divulgazione pubblica

I Segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:

- il Segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;

- il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

- il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.


Iter procedurale per la segnalazione interna

Il soggetto che intende fare una segnalazione interna può procedere accedendo alla piattaforma informatica dedicata.

La pagina iniziale del portale fornisce una introduzione generale sul funzionamento del sistema, sulla gestione della segnalazione e sulla garanzia dell’anonimato.

Nella pagina iniziale è presente l’informativa privacy per i dipendenti e sono presenti inoltre i pulsanti per inviare la  segnalazione

Cliccando sui pulsanti di invio della segnalazione, il Segnalante accede ad un modulo preimpostato che consente di tipizzare il caso ed effettuare la segnalazione in forma completamente anonima o fornendo riferimenti personali sia del segnalante sia degli eventuali soggetti che hanno posto in essere condotte illecite.

Il Segnalante ha facoltà di allegare documenti, immagini (file elettronici) che reputa utili a sorreggere e/o integrare la segnalazione di illecito. Una volta iniziato l’invio:

  • al Segnalante viene indicato il codice identificativo e viene raccomandata l’annotazione dello stesso in quanto solo attraverso di esso il Segnalante potrà seguire gli aggiornamenti e gli esiti riguardanti la sua segnalazione sul portale whistleblowing;
  • al soggetto formato e deputato alla gestione delle segnalazioni arriva contestualmente una notifica diretta circa la presenza di una nuova segnalazione.

Entro il termine di 7 giorni la segnalazione viene presa in carico ed il segnalante può avere il riscontro di questo attraverso un messaggio di avviso di ricevimento pubblicato all’interno del Portale, accedendo nell’apposita sezione del Portale.

Successivamente, il gestore della segnalazione, attraverso il Portale, può interfacciarsi con il Segnalante attraverso il sistema di messaggistica dedicato se reputa necessari eventuali approfondimenti oppure, se già in possesso di tutti gli elementi necessari, può dare riscontro al Segnalante attraverso il Portale.

In ogni caso, anche qualora la segnalazione non costituisca un illecito e/o risulti infondata o erroneamente presentata (per via dei suoi contenuti) su canale inidoneo, viene fornito un riscontro al Segnalante entro 3 mesi dalla data di avviso di ricevimento, data che il Portale fa coincidere con quella di invio della segnalazione.


Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni.

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, come meglio specificato nell’Informativa Privacy disponibile al seguente link https://imeva.it/informativa-dati-whistleblowing/ 


Osservanza del divieto di atti ritorsivi

In osservanza alle disposizioni di cui all’art. 17 D.Lgs. 24/2023 osserverà il divieto di porre in essere qualsiasi atto ritorsivo nei confronti dei segnalanti.