Login
Mass Head Prodotti

WHISTLEBLOWING

INFORMATIVA SULLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI 

IMEVA SPA, in relazione ai dati trattati ai fini della ricezione, accertamento, istruttoria e gestione delle segnalazioni relative al c.d. whistleblowing e di eventuali azioni conseguenti, La invita a leggere attentamente la presente informativa in tema di protezione dei dati personali, resa ai sensi del Reg. UE 2016/679 (di seguito anche solo “GDPR”).

1. Titolare del Trattamento

Il titolare del trattamento è IMEVA SpA  contattabile ai seguenti recapiti:

  • e-mail:  privacy@imeva.it
  • Pec:  imeva@legalmail.it.

    2. Fonte dei dati personali

    I dati personali sono raccolti direttamente presso l’interessato (come nel caso dei dati relativi al Segnalante) ovvero presso terzi, come accade per i dati relativi al Segnalato o ad eventuali soggetti terzi coinvolti; detti dati si evincono dal contenuto della segnalazione e dalle successive attività di indagini e accertamento.

    3. Finalità del Trattamento 

    Il trattamento è effettuato al solo scopo di gestire e dare seguito alle segnalazioni.

    Esso è finalizzato alla corretta e completa gestione delle attività di indagine necessarie a valutare la fondatezza delle segnalazioni trasmesse ed eventualmente a dar seguito all’adozione dei conseguenti provvedimenti nonché per la tutela in giudizio.

    4. Base Giuridica

    Il trattamento è necessario per dare attuazione agli obblighi di legge previsti dal D.Lgs. 24/2023 (c.d. “Normativa WB”) la cui osservanza è condizione di liceità del trattamento.

    Dunque, la base giuridica del trattamento si rinviene nell’art. 6, par. 1 lettera f) e parr. 2 e 3, nell’art. 9, par. 2, lett b) e negli artt. 10 e 88 GDPR del Reg. UE 2016/679: tutti i dati personali raccolti nell’ambito del presente trattamento sono strettamente funzionali e necessari per il perseguimento di quanto previsto dal D. Lgs. n. 24/2023; il trattamento può altresì essere effettuato per eventuali esigenze di controllo interno, di monitoraggio dei rischi aziendali, di difesa di un diritto in sede giudiziaria o per ulteriori legittimi interessi del Titolare.

    5. Natura del conferimento dei dati trattati

    Il conferimento dei dati è facoltativo: i dati sono da Lei volontariamente forniti.

    Tuttavia, il mancato o parziale conferimento dei dati comporta l’impossibilità per il Titolare di dar seguito alla segnalazione e valutarne l’attendibilità.

    6. Tipologie dei dati personali trattati

    Per le finalità indicate nella presente informativa, il Titolare può trattare le seguenti categorie di dati personali, elencate a titolo esemplificativo:

    - dati anagrafici (nome, cognome, codice fiscale, indirizzo, data e luogo di nascita);

    - dati di contatto (numeri di telefono, fisso e/o mobile, indirizzi e-mail);

    - dati di natura lavorativa/professionale (livello gerarchico, area aziendale di appartenenza, ruolo aziendale, qualifica, tipo di rapporto intrattenuto con l’Azienda, altri soggetti terzi, professione);

    - dati di immagine e/o dati vocali; ogni informazione che si riferisce al segnalato o agli altri soggetti interessati, che il Segnalante decide di condividere nella segnalazione per meglio circostanziarla;

    - le informazioni che il segnalato o gli altri soggetti interessati condividono con il Titolare nell’ambito della gestione della segnalazione;

    - dati particolari, ad es. dati relativi alle opinioni politiche, alle convinzioni religiose o filosofiche, all’appartenenza sindacale, dati genetici, dati biometrici intesi ad identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona;

    - dati giudiziari;

    - altri eventuali dati relativi alla segnalazione riconducibili o meno alle categorie sopra indicate.

    Le segnalazioni possono essere effettuate sia rendendo nota la propria identità sia in forma anonima. In quest’ultimo caso, non saranno trattati dati relativi alla persona del Segnalante, salvo i casi previsti dalla legge e/o previa autorizzazione del Segnalante stesso.

    Resta fermo che, ai fini della corretta gestione della segnalazione e per l’espletamento delle attività connesse, potranno essere trattati i dati contenuti nella segnalazione stessa e nella relativa documentazione a supporto, anche in riferimento ad altri soggetti, identificati o identificabili, coinvolti nella segnalazione.

    In definitiva, i dati personali oggetto di trattamento rientrano nelle seguenti categorie:

    - dati personali del Segnalante in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima mediante la piattaforma dedicata;

    - dati personali del Segnalante in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima
    mediante messaggistica vocale (le segnalazioni possono essere inviate anche verbalmente, mediante il sistema di messaggistica vocale disponibile sulla piattaforma online utilizzata dall’Azienda ovvero mediante dichiarazione rilasciata in apposita audizione);

    - dati personali riferiti alla(e) persona(e) coinvolta(e) nella segnalazione, volontariamente comunicati dalla persona segnalante.

    7. Modalità del trattamento

    Le segnalazioni, sia anonime che non anonime, possono essere inviate tramite i canali di comunicazione appositamente istituiti da IMEVA Spa, al fine di semplificare e ottimizzare la procedura di segnalazione; è inoltre possibile, per il Segnalante, allegare file e documentazione che sia idonea ad attestare la fondatezza della propria segnalazione.

    Il trattamento dei dati viene effettuato mediante strumenti manuali, informatici e telematici e, in particolare, mediante la piattaforma online resa disponibile ai segnalanti, adottando misure tecniche ed organizzative idonee a garantire la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati.

    La documentazione in formato cartaceo è limitata al minimo indispensabile e archiviata e
    custodita in armadi e locali dotati di serrature di sicurezza.

    I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione, se accidentalmente raccolti, sono cancellati una volta esclusa la loro rilevanza.

    Agli interessati può essere chiesta specifica autorizzazione, come previsto nella normativa whistleblowing, nei seguenti casi:

    - eventuale necessità di disvelamento dell’identità del Segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni;

    - utilizzo di un sistema di messaggistica vocale registrato per la segnalazione, ai fini della documentazione mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante trascrizione integrale;

    - segnalazione effettuata oralmente nel corso di un incontro con il personale addetto, ai fini della documentazione mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale.

    Agli interessati può essere chiesta specifica autorizzazione accompagnata da apposita comunicazione, contenente i motivi della rivelazione dell’identità, nei seguenti casi:

    - nel procedimento disciplinare, se la contestazione è fondata in tutto o in parte sulla segnalazione, laddove il disvelamento dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa del soggetto a cui viene contestato l’addebito disciplinare;

    - nei procedimenti instaurati in seguito a segnalazioni interne o esterne, laddove tale rivelazione sia indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

    La trasmissione dei dati forniti dal Segnalante mediante accesso alla piattaforma è gestita con il protocollo HTTPS, sono applicate tecniche di cifratura basate su specifici algoritmi e tutti i dati sono completamente criptati, garantendo in questo modo la riservatezza delle informazioni trasmesse.

    Non viene fatto uso di cookie per la trasmissione di informazioni di carattere personale né vengono utilizzati cookie persistenti per il tracciamento degli utenti; vengono utilizzati esclusivamente cookie tecnici nella misura strettamente necessaria al corretto ed efficiente utilizzo della piattaforma; l’uso dei cookie di sessione (che vengono memorizzati in modo persistente sul computer dell’utente e svaniscono con la chiusura del browser) è strettamente limitato alla trasmissione di identificativi di sessione (costituiti da numeri casuali generati dal server) necessari per consentire l’esplorazione sicura ed efficiente della piattaforma.

    Nel caso in cui segnalazioni di competenza di altra Organizzazione (Ente pubblico o privato) venissero ricevute dall’Azienda, le medesime verranno indirizzate all’Organizzazione di competenza, che opererà come Titolare autonomo.

    I dati di contatto eventualmente forniti dal Segnalante saranno utilizzati nel caso in cui dovesse rendersi necessario un contatto diretto con lo stesso e per aggiornamenti rispetto allo stato della segnalazione.

    8. Comunicazione dei dati e categorie di destinatari. 

    Per il perseguimento delle finalità suindicate, i dati personali forniti sono resi accessibili solo a coloro i quali, all’interno di IMEVA Spa, sono competenti a ricevere o a dare seguito alle attività di ricezione, istruttoria, accertamento e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti; tali soggetti sono opportunamente istruiti al fine di evitare la perdita, l’accesso ai dati da parte di soggetti non autorizzati o trattamenti non consentiti dei dati stessi e, più in generale, in relazione agli obblighi in materia di protezione dei dati personali.

    I dati possono essere trattati, inoltre, da Consulenti esterni e Terze parti con funzioni  tecniche (ad esempio, il provider della piattaforma IT) e gestionali (ad es. il gestore esterno delle segnalazioni) che agiscono in qualità di Responsabili/Sub-Responsabili del trattamento e hanno sottoscritto un apposito contratto che disciplina i trattamenti loro affidati e gli obblighi in materia di protezione dei dati ai sensi dell’art. 28 Reg. UE 2016/679 (GDPR) ovvero in qualità di designati al trattamento ex art. 29 GDPR e 2 – quaterdecies D.Lgs. 196/03.

    Infine, i dati personali potranno essere trasmessi anche ad altri soggetti autonomi titolari del trattamento, in base a norme di legge o di regolamento (es. Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Corte dei Conti, ANAC).

    L’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità potranno essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a gestire le segnalazioni solo previo consenso espresso della persona segnalante conformemente a quanto previsto nel D. Lgs. n. 24/2023.

    9. Diffusione dei dati

    I dati personali oggetto del trattamento non saranno mai diffusi pubblicati, esposti o messi a disposizione/consultazione di soggetti indeterminati.

    10. Trasferimento dei dati extra UE

    I dati personali saranno trattati all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). Qualora si rendesse necessario in via eccezionale il trasferimento dei dati personali al di fuori dello SEE, tale trasferimento avverrà sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea, se applicabile, o in presenza delle adeguate garanzie richieste dal GDPR.

    11. Decisioni automatizzate

    I dati non saranno sottoposti a decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che producono effetti giuridici che riguardano o che incidano significativamente sugli interessati.

     12. Conservazione dei dati

    I dati contenuti nelle segnalazioni e nella relativa documentazione sono conservati per il tempo necessario alla gestione della segnalazione e, comunque, non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della segnalazione.

    Ove pervengano segnalazioni fuori ambito o semplici lamentele (ad esempio: contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante, comunicazioni o reclami relativi ad attività di natura commerciale), le stesse saranno immediatamente cancellate ovvero, sussistendone i presupposti, saranno conservate per un periodo non superiore a 5 mesi dall’archiviazione della segnalazione.

    I dati contenuti nelle segnalazioni e nella relativa documentazione possono essere conservati per un periodo ulteriore rispetto ai 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della segnalazione ove sussista la necessità di adempiere agli obblighi di legge nel rispetto della vigente normativa in tema di protezione dei dati personali.

    Nel caso in cui sia avviata un’azione giudiziaria e/o disciplinare nei confronti del segnalato, ovvero del segnalante che avesse reso dichiarazioni in malafede, false o diffamatorie, i dati personali potranno essere conservati fino a conclusione definitiva del procedimento giudiziario e/o disciplinare.

    I dati personali, se già trattati nell’ambito del rapporto di lavoro in corso con il Titolare datore di lavoro, saranno conservati nei termini indicati nell’informativa privacy generale dei dipendenti.

     13. Diritti degli Interessati

    Il Regolamento UE 2016/679 (artt. da 15 a 22) conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti. In particolare, in relazione al trattamento dei propri dati personali oggetto della presente informativa, l’interessato ha diritto di chiedere all’Azienda, Titolare del trattamento:

    l’accesso: l’interessato può chiedere conferma che sia o meno in essere un trattamento di dati che lo riguardi, oltre a maggiori chiarimenti circa le informazioni di cui alla presente informativa (art. 15);

    la rettifica: l’interessato può chiedere di rettificare o integrare i dati che ha fornito, qualora inesatti o incompleti (art. 16);

    la cancellazione: l’interessato può chiedere che i suoi dati vengano cancellati, qualora non siano più necessari alle suddette finalità, in caso di revoca del consenso o sua opposizione al trattamento, in caso di trattamento illecito, ovvero sussista un obbligo legale di cancellazione (art. 17);

    la limitazione: l’interessato può chiedere che i suoi dati siano trattati solo ai fini della conservazione, con esclusioni di altri trattamenti, per il periodo necessario alla rettifica dei suoi dati, in caso di trattamento illecito per il quale si oppone alla cancellazione, qualora debba esercitare i suoi diritti in sede giudiziaria e i dati conservati possano essere utili e, infine, in caso di opposizione al trattamento e sia in corso una verifica sulla prevalenza dei motivi legittimi al Titolare rispetto ai suoi (art. 18);

    l’opposizione: l’interessato può opporsi in qualunque momento al trattamento dei suoi dati, salvo che vi siano motivi legittimi per procedere al trattamento che prevalgano sui suoi, per esempio per l’esercizio o la difesa in sede giudiziaria (art. 21);

    la portabilità: l’interessato può chiedere di ricevere i suoi dati, o di farli trasmettere ad altro titolare dallo stesso indicato, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico (art. 19);

    Inoltre, l’interessato ha diritto di proporre reclamo, qualora ritenga che i suoi diritti siano stati violati, nei confronti dell’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali.

    Ai sensi dell’articolo 2-undecies del d.lgs. n. 196/2003 e s.m.i. ed in attuazione dell’articolo 23 del D.Lgs. n. 24/2023, si informa che i summenzionati diritti non possono essere esercitati da parte delle persone coinvolte nella segnalazione, qualora dall’esercizio di dati diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del Segnalante.

    In particolare, l’esercizio di tali diritti:

    - sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore (D. lgs. 24/2023);

    - potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell’identità della persona segnalante;

    - in tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante per la Protezione dei Dati Personali con le modalità di cui all’articolo 160 del D.Lgs. 196/03 (Codice Privacy), nel qual caso il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.

    In qualsiasi momento, l’interessato potrà chiedere di esercitare i suoi diritti al seguente recapito riconducibile all’Azienda:

    - privacy@imeva.it

     

    COMPILA IL FORM PER ESSERE CONTATTATO